El teléfono es, a menudo, el primer punto de contacto de un negocio con los clientes. Y la forma en la que usted responde al teléfono va a determinar la primera impresión que su cliente se hará de su empresa. Estos consejos para la atención telefónica lo ayudarán a que sus clientes se forme una gran impresión de usted y su empresa:
- Responda todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrazo.
- Cuando responda al teléfono, cuide que su voz suene cálida y entusiasta.
- Al responder las llamadas, dé a la persona que llama la bienvenida con cortesía e identifíquese, e identifique a su empresa.
- Articule claramente, mantenga un tono de voz moderado, y hable despacio y cerca del aparato.
- Controle su lenguaje. No use "jerga" ni lenguaje vulgar. En vez de decir "OK" o "Tá bien", diga "Muy bien", o "De acuerdo".
- Prepare su voz y su vocabulario para ser positivo al responder al teléfono, incluso en un mal día. Por ejemplo, mejor que decir "no sé", es decir "Déjeme ver si puedo averiguar eso para usted"
- Tome mensajes en forma completa y eficaz.
- Devuelva todas las llamadas en el mismo día.
- Siempre pregunte a quien llama si está de acuerdo en esperar, y no deje a las personas "colgadas" en el teléfono.
- No use los altavoces del teléfono a menos que sea absolutamente necesario.
- Si usted usa un contestador para responder llamadas cuando usted no puede hacerlo, grabe un mensaje profesional que brinde a los que llaman información pertinente antes de invitarlos a dejar sus mensajes.
- Entrene a todas las personas que atienden el teléfono para que lo hagan de la misma forma.
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